Microsoft Access ¿Qué es? Ventajas y desventajas (2024)

Dentro de las diferentes herramientas y programas ofrecidos por el paquete de Microsoft Office, se encuentra Microsoft Access. Se trata de una aplicación que permite la realización de diferentes tareas relacionadas a las actividades de oficina; específicamente, la gestión de bases de datos. Este programa, se lanzó por primera vez en el año 1992 y tal ha sido su utilidad, que se ha renovado a través del tiempo; ocurriendo así, que haya diferentes alternativas del mismo. Por lo tanto, si deseas una herramienta de este tipo, es importante que conozcas cuáles son las versiones más útiles de Access y las características que ofrecen.

Microsoft Access 2007

Se trata del software incluido en el paquete de Microsoft Office lanzado en enero de 2007. Esta es una de las versiones más populares y completas de Access, esto debido a que cuenta con múltiples funciones y herramientas útiles. Es por ello que, son muchas las personas que deciden apostar por esta versión, ya que se trata de la más básica y simple; pero completa.

Características de Microsoft Access 2007

Al igual que cada programa del paquete Office, Microsoft Access 2007 cuenta con una serie de características y cualidades propias; las cuales, son sumamente importantes de conocer, ya que así es posible determinar si es la versión que resultará de utilidad o no. En este sentido, las cualidades y características más importantes de Access 2007, son:

1. Crear, administrar y editar tablas con información

Se trata de la cualidad principal de este software y esta se encuentra disponible en cada una de las diferentes versiones de Access. La versión de 2007, permite a las empresas crear bases de datos que sirvan para almacenar información importante respecto a la misma. En este ámbito, fácilmente se puede gestionar la logística, productividad, gastos, ingresos, entre otros.

2. Filtración y organización de datos

Se trata de una cualidad que se añadió por primera vez a este programa, pues los softwares de Access anteriores a la versión de Office 2007, no contaban con tan importante función. Ciertamente, la filtración y organización de datos es una característica muy importante de esta versión, ya que permite ahorrar tiempo y esfuerzo.

3. Adjuntar documentos y archivos

Otra cualidad sumamente útil, sobre todo para aquellos que requerían de Access para uso empresarial; esto debido a que, con esta función sería posible añadir documentos importantes en relación a las bases de datos.

Microsoft Access 2010

Se trata de la versión sucesora a Access 2007, esta fue lanzada en el paquete de Microsoft Office 2010, durante el mes de junio del año 2010. Es compatible con Windows Vista y XP, y es considerada por muchos, como una de las versiones básicas más recomendables y útiles; esto debido a que, ya contaba con diferentes funciones y herramientas de utilidad.

Características de Microsoft Access 2010

Conocer las características de este programa es algo necesario si estás pensando en utilizarlo. Por esta razón, a continuación, se describirán cuáles fueron las cualidades más relevantes de dicho programa.

1. Interfaz más rápida y sencilla

Se trata de una ventaja notable, la cual influyó en gran medida en la eficiencia de los usuarios; esto debido a que, al utilizar Microsoft Access 2010, se logra mayor rapidez entre funciones y esto, fue muy alabado en su momento.

2. Crear bases de datos para su uso web en directo

Una función que cambió en gran medida el panorama, ya que con la creación de bases de datos que podrían utilizarse en directo por medio de la web, se aumentaban las posibilidades de los usuarios.

3. Creación de plantillas

Esta opción es una de las más interesantes de la versión 2010 de Access, esto debido a que el usuario de este programa, puede seleccionar una determinada zona de su base de datos y así finalmente, convertirla en una plantilla para utilizar posteriormente.

Microsoft Access 2013

Dentro del conjunto de versiones más recientes, se encuentra la lanzada en el año 2013, incluida en el paquete Office, perteneciente al sistema operativo Windows 8. Microsoft Access de 2013 fue muy utilizada y sus mejorías fueron de tal utilidad, que su reemplazo llegó 3 años más tarde.

Características de Microsoft Access 2013

Si deseas apostar por esta versión de Access, es necesario y totalmente conveniente, que conozcas cuáles son sus características más relevantes. Por lo tanto, vale la pena que analices lo siguiente:

1. Permisos y autorizaciones editables

Es una característica que apareció por primera vez en esta versión; con ella, el usuario puede establecer quiénes pueden modificar las bases de datos y archivos creados en Access. Esto se logra por medio de la asignación de las categorías Autores, Editores y Lectores.

2. Venta de las aplicaciones creadas

Bien es conocido que Access facilita la creación de programas y aplicaciones, lo cual fue de suma utilidad para los programadores de profesión y los aficionados. Así que, pensando en dicha comunidad, en Microsoft Access 2013 se incluyó la opción de guardar las aplicaciones como archivos de paquete; esto a fin de, poder distribuirlas en la tienda de Office, bien sea de forma gratuita o de pago.

3. Controles de autocompletar

Por su parte, el control de autocompletar, pertenece a una de las herramientas más útiles de Access; por lo que, se debe aclarar que se añadió por primera vez a esta versión. Con esta opción, el programa muestra diferentes opciones al usuario, para ser elegidas en caso de sean lo que desea añadir o buscar en la base de datos.

Microsoft Access 2016

Fue publicado en septiembre de 2015, formando parte del paquete de Microsoft Office 2016. Esta versión de Access, es una de las últimas y más recientes, por lo que cuenta con muchas funciones y herramientas interesantes; lo cual, ha provocado el apoyo e interés de muchos usuarios.

Características de Microsoft Access 2016

Como bien se ha mencionado anteriormente, conocer las características de la versión que deseas utilizar es de suma importancia; así que, si se trata de Access 2016, es conveniente que sepas que sus cualidades más relevantes, son las siguientes:

1. Nuevas plantillas y temas

Se trata de una cualidad muy útil, pues con el paso de los años, las plantillas y temas de las versiones anteriores de Access, comenzaban a ser anticuadas. Por lo tanto, el tener alternativas más modernas y recientes, permite a los usuarios obtener las herramientas que necesitan.

2. Mayor compatibilidad para vincular e importar datos

Al igual que las anteriores mencionadas, esta característica ha sido realmente útil para los usuarios; y es que, los desarrolladores de este programa, se han ocupado de brindar todo lo necesario para mantener el interés del público. Con Access de 2016, se tiene la posibilidad de importar y vincular archivos o datos desde Dynamics 365, y Salesforce.

3. Exportación de datos vinculados a Excel

Esta característica es de gran utilidad, ya que facilita la combinación y complementación entre Access y Excel, ya que permite exportar datos e información que provengan de un documento Excel.

Microsoft Access 2019

Es reconocida como una de las versiones más recientes e innovadoras, en Access 2019, es posible llevar a cabo múltiples tareas importantes. Por lo tanto, es recomendable que consideres esta opción para utilizar, ya que con ella obtendrás las funciones y herramientas más avanzadas.

Características de Microsoft Access 2019

En lo que refiere a las cualidades y características más importantes y llamativas de Access 2019, es conveniente que sepas que, entre ellas se encuentran las siguientes:

1. Nuevas opciones para graficar los datos

Con esta versión de Access, es posible elegir entre las 11 opciones diferentes de gráficos nuevos; los cuales, facilitarán el análisis de las bases de datos, ya que podrán representarse con barras, columnas, líneas, entre otros.

2. Cambios y mejorías en el desplazamiento del panel

A pesar de lo que se pensaría, se trata de una cualidad útil, ya que permite al usuario obtener una mejor experiencia durante el uso del programa; lo cual, no se encuentra disponible en las versiones anteriores.

Diferencias entre las versiones de Microsoft Access

Con el avance del tiempo, la actualización de softwares y programas ha sido inminente; de hecho, una prueba de ello, es que, con cada sistema operativo nuevo de Microsoft, se ha incluido un paquete Microsoft Office actualizado. Claramente, cada versión posee sus funciones y cualidades propias; algunas de ellas son muy similares a las de programas anteriores, mientras que otras son notablemente diferentes.

Por lo tanto, si deseas saber en qué se diferencian cada versión de Access, vale la pena que analices los siguientes puntos:

• Funciones y herramientas: Con el paso del tiempo se han ido adaptando y añadiendo nuevas opciones que permitan a los usuarios, encontrar la eficiencia y utilidad necesaria en el programa. De allí que, se crearan nuevas herramientas, tales como la adjunción de programas, la posibilidad de compartir los archivos, variedad de formatos de documentos, entre otros.
• Aspecto visual: No es un secreto para nadie el hecho de que, el desarrollo de la programación ha traído grandes avances a las aplicaciones y programas; sobre todo en lo que refiere al aspecto visual, el cual se caracteriza por ser mucho más moderno, pero simple y agradable visualmente.
• Compatibilidad con dispositivos móviles: Esta es otra diferencia notable que se puede notar en las versiones de Microsoft Access, ya que las más antiguas estaban diseñadas para que cada base de datos o archivo creado en Access, fuera compatible solo con ordenadores y no con dispositivos móviles como smartphones, tablets u otros.

Es preciso que consideres que, si deseas conocer más a fondo cuáles son las diferencias entre versiones, la alternativa más exacta es probar cada una de ellas.

Ventajas de Microsoft Access

Es bien conocido que, Microsoft Access es un programa sumamente completo que permite la realización de múltiples actividades y tareas; además, ofrece muchas funciones y cualidades positivas, que se traducen en ventajas para los usuarios. Por lo tanto, si aún no estás decidido a utilizarlo, es conveniente que analices los siguientes beneficios que puede ofrecerte:

• Es perfecto para empresas y usuarios comunes.
• Sirve para hacer formularios, bases de datos, informes, aplicaciones, entre otros.
• Incluye macros, que permiten agilizar la realización de determinadas tareas.
• Cuenta con plantillas y formatos prediseñados que permiten comenzar con cierto avance.
• Puede sustituir a aplicaciones como Excel.
• Permite crear archivos útiles para ver, analizar o actualizar.
• Los documentos creados pueden modificarse desde Intranet o Internet.

Desventajas de Microsoft Access

Como bien es de esperarse, al igual que el uso de este programa implica múltiples ventajas, también ocasiona distintas desventajas; entre las cuales, se deben destacar las siguientes:

• No siempre se puede programar con libertad, así que dependiendo de lo que se desee crear, puede que sea necesario utilizar otros programas.
• Su procesamiento de búsqueda es limitado, por lo que, en sectores corporativos muy complejos, se requerirá de otros programas.
• Solo está disponible para dispositivos con sistema operativos pertenecientes a Microsoft.

Errores frecuentes al usar Microsoft Access

Durante el uso de este programa, es posible experimentar la aparición de distintos errores y/o fallas. Claramente, se trata de algo que puede ser muy desfavorable; y aunque los motivos de los errores pueden depender de muchos factores, es conveniente saber cuáles son las fallas que más suelen ocurrir. En este sentido, los errores más frecuentes son:

• Fallas de conversión.
• Error al mostrar o abrir el archivo.
• Marcadores no válidos.
• Infracciones de claves, bloqueos o reglas de validación.
• Imposibilidad para leer los registros.
• Error por cierre inesperado.
• Daños en el motor de la base de datos.
• Limitación de permisos para realizar determinadas acciones.

Ciertamente, son muchos otros los errores que pueden ocurrir; los cuales, podrían ocasionar graves daños a los archivos, causando que sea imposible utilizarlos.

Alternativas a Microsoft Access

El mercado está lleno de alternativas interesantes que pueden suplantar a Access, si este programa no está dando los resultados que deseas. Por lo tanto, es conveniente que conozcas que, entre las opciones más recomendables por expertos, se encuentran las siguientes:

• MySQL: Se trata de uno de los sistemas para gestionar bases de datos, más populares y reconocidos a nivel mundial. Lo mejor de todo, es que su complejidad es tal, que permite reemplazar fácilmente a cualquier versión de Access. Su compatibilidad es alta, pues funciona en equipos con diferentes sistemas operativos, entre ellos Windows, Mac OS y Linux.
• Microsoft SQL Server: Es una opción ofrecida por Microsoft para reemplazar a Access, así que su ventaja principal es que, entre ambas habrá gran compatibilidad. Posee múltiples funciones y herramientas; además de una interfaz fácil de comprender. Asimismo, es útil tanto a nivel empresarial, como personal.
• Kexi: Por su parte, esta alternativa es útil para la creación de bases de datos visuales; permite realizar diferentes tareas y actividades, por lo que es recomendable para sustituir a Access. Cabe añadir que, sus versiones son compatibles con diferentes sistemas operativos, tales como Linux, Mac OS y Windows.

Cursos de Microsoft Access en Línea recomendados

Una de las cualidades de Access, es que forma parte de los programas más complejos, incluidos dentro de los paquetes de Office. Por lo tanto, si deseas comenzar a utilizarlo, es conveniente que consideres la realización de un curso de Access en línea; lo cual, podrás lograr por medio de diferentes plataformas, las cuales, lo pueden brindar de forma gratuita o de pago.

En este sentido, las alternativas más recomendables en cursos de Access en línea, se encuentran:

• De novato a profesional: Es impartido para inexpertos que desean conocer todo sobre Access. Para acceder a este curso, solo se debe seguir este enlace https://www.udemy.com/course/microsoft-access-2010-curso-de-novato-a-profesional/.
• Manejar Access 2010: Esta alternativa es brindada de forma totalmente gratuita, es ideal para aquellos que no poseen conocimientos previos. Para acceder a la información del curso, se debe seguir este enlace https://www.aulaclic.es/access-2010/t_1_1.htm.
• Bases de datos en Access: Se trata de un curso digital bajo la modalidad de vídeos, esta ofrecido de forma gratuita para todos los usuarios. Para acceder al mismo, se debe hacer clic en el siguiente enlace https://www.coursera.org/learn/competencias-digitales-access.